Ein CRM, das der Vertrieb gern benutzt
Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die tatsächlich darin landen, und die Abläufe, die es auslöst. Wir führen CRM-Systeme ein oder binden bestehende an, automatisieren wiederkehrende Arbeit und setzen KI gezielt dort ein, wo sie messbar Zeit spart. Ihre Daten bleiben dabei unter Ihrer Kontrolle.
Warum CRM-Projekte oft ins Leere laufen
Viele Unternehmen haben ein CRM, aber keinen Vertrieb, der darin arbeitet. Die Gründe sind selten technisch: zu viele Pflichtfelder, Statuswerte, die niemand versteht, Leads, die per E-Mail neben dem System herlaufen, und Auswertungen, denen die Geschäftsführung nicht traut.
Wir setzen deshalb nicht bei der Software an, sondern beim Arbeitstag der Menschen, die damit umgehen. Welche Information braucht ein Berater vor dem Anruf? Was muss nach dem Gespräch erfasst werden, und was kann das System selbst ergänzen? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wird konfiguriert.
CRM-Einführung und Anbindung
Ob HubSpot, Salesforce oder ein anderes etabliertes System: Wir richten das CRM an Ihrer Vertriebslogik aus, nicht umgekehrt. Das umfasst Datenmodell, Pipelines, Rollen und Rechte, Pflichtfelder mit Augenmaß und Berichte, die Entscheidungen tragen.
Bei bestehenden Systemen beginnen wir mit einer nüchternen Prüfung: Datenqualität, Dubletten, ungenutzte Felder, verwaiste Automatisierungen. Häufig liegt mehr Potenzial im Aufräumen als im Neuaufbau.
Workflows, Wiedervorlagen und Schnittstellen
Automatisierung soll dem Vertrieb Handgriffe abnehmen, nicht neue Klickwege erzeugen. Typische Bausteine:
- Lead-Eingang: automatische Anlage, Dublettenprüfung, Zuweisung und Benachrichtigung
- Wiedervorlagen: Aufgaben mit Anlass und Fälligkeit statt Erinnerungen im Kopf des Beraters
- Nachfassstrecken: abgestimmte E-Mails oder Aufgaben je nach Status und Reaktion
- Statusrückmeldung: Übergabe von Terminen, Angeboten und Abschlüssen an Google Ads, Meta oder LinkedIn als Offline-Conversions
- Schnittstellen: Anbindung von Formularen, Telefonie, Terminbuchung, Partnersystemen, Warenwirtschaft oder Bestandssystemen per API oder Middleware
Jede Automatisierung wird dokumentiert: Auslöser, Bedingungen, Wirkung, verantwortliche Person. So bleibt das System auch nach Jahren nachvollziehbar.
KI im Vertrieb: dort, wo sie Arbeit abnimmt
KI ist bei uns kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug für klar umrissene Aufgaben mit überprüfbarem Ergebnis:
- Klassifizierung: Freitextanfragen, E-Mails und Gesprächsnotizen werden Produkt, Anliegen oder Dringlichkeit zugeordnet.
- Zusammenfassung: Vor dem Rückruf sieht der Berater in wenigen Zeilen, was der Interessent bisher angegeben und gefragt hat.
- Priorisierung: Signale aus Formular, Verhalten und Historie ergänzen das regelbasierte Scoring, statt es zu ersetzen.
- Datenpflege: Vorschläge zur Zusammenführung von Dubletten oder zur Ergänzung fehlender Felder, die ein Mensch bestätigt.
Wo eine einfache Regel zuverlässiger ist, bleibt es bei der Regel. Und wo Entscheidungen Auswirkungen auf Kunden haben, bleibt ein Mensch in der Verantwortung.
Datenhoheit und Nachvollziehbarkeit
Ihre Kundendaten gehören Ihnen, und das soll auch technisch so bleiben. Wir achten auf klare Zugriffsrechte, dokumentierte Datenflüsse, Auftragsverarbeitungsverträge mit allen beteiligten Diensten und eine bewusste Wahl der Verarbeitungsorte. Beim Einsatz von KI-Diensten prüfen wir, welche Daten übermittelt werden, ob sie für das Training Dritter genutzt werden dürfen und ob sich Verarbeitung in der EU abbilden lässt.
Vertragserstellung und digitale Signatur
Am Ende der Strecke steht der Abschluss. Aus dem CRM heraus lassen sich Angebote und Verträge mit den erfassten Daten vorbefüllen und zur digitalen Unterschrift versenden, etwa über DocuSign oder inSign. Der unterschriebene Vertrag fließt mit Status zurück ins System. Die technische Abschlussinfrastruktur für Banken und Versicherer mit ihren besonderen Anforderungen verantwortet unser Schwesterunternehmen, mehr unter DPP Systems.
So arbeiten wir
- Analyse: Gespräche mit Vertrieb, Innendienst und Datenschutz, Sichtung von System, Daten und bestehenden Abläufen.
- Konzept: Datenmodell, Pipeline, Automatisierungen und KI-Einsatz mit klarer Priorisierung.
- Umsetzung in Etappen: zuerst die Abläufe mit dem größten Nutzen im Alltag, dann Ausbau.
- Einführung: kurze, rollenbezogene Schulungen und Ansprechpartner für die ersten Wochen.
- Weiterentwicklung: regelmäßige Durchsicht von Nutzung, Datenqualität und Automatisierungen.
Teil des DPP Loop
CRM und Automatisierung sind das System, das den DPP Loop zusammenhält. Hier werden Leads verwertet, Abschlüsse vorbereitet und die Ergebnisse erfasst, die zurück in Kampagnen und Funnel fließen. Ohne diese Rückkopplung bleibt Optimierung Vermutung.
Häufige Fragen
Welches CRM empfehlen Sie?
Das hängt von Vertriebsstruktur, vorhandener IT und Integrationsbedarf ab. Wir sind an kein System gebunden und empfehlen im Zweifel, das Vorhandene besser zu nutzen, bevor gewechselt wird.
Werden Kundendaten an KI-Anbieter übertragen?
Nur, wenn es für die jeweilige Aufgabe nötig ist und die vertraglichen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen geprüft sind. Wo möglich, arbeiten wir mit reduzierten oder pseudonymisierten Daten. Die Entscheidung wird mit Ihrem Datenschutz dokumentiert.
Können Sie mit unserer internen IT zusammenarbeiten?
Ja, das ist der Normalfall. Wir stimmen Schnittstellen, Zugriffe und Verantwortlichkeiten mit Ihrer IT ab und dokumentieren so, dass Ihr Team jederzeit übernehmen kann.
Wie verhindern Sie einen Wildwuchs an Automatisierungen?
Durch Dokumentation, Namenskonventionen und klare Zuständigkeit. Jede Automatisierung hat einen Zweck und einen Verantwortlichen; was nicht mehr gebraucht wird, wird abgeschaltet.
Lassen Sie uns über Ihre Strecke sprechen.
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht, oder rufen Sie direkt an. Im ersten Gespräch klären wir Produkt, Zielgruppe und Ausgangslage – und ob wir der richtige Partner sind.